Der Vertrieb von heute

gicom besteht seit 1997 und ist seitdem stetig gewachsen. In Kürze werden wir die Mitarbeitzahl von 70 erreichen. Ich bin einer davon und im Vertrieb tätig. Ein weiteres Wachstum des Unternehmens ist vorhersehbar.

Denn namhafte Kunden sind bereits auf unsere Lösungen aufmerksam geworden und wollen sich mit uns auf eine Zusammenarbeit einigen. Mehr Aufträge, das bedeutet gleichzeitig auch den Einsatz weiterer Mitarbeiter. Und natürlich sind Projekte zeitlich befristet und irgendwann abgeschlossen. Nachschub muss also her!

Sebastian Schmitz großUnd dann komme ich ins Spiel: Bestandskundenpflege, neue Kunden in die gicom-Familie integrieren und natürlich auch Interessenten ansprechen. Für mich als Vertriebler muss dabei aber klar sein: Das Interesse des Kunden und insbesondere der Mehrwert sowie Nutzen einer Lösung stehen im Vordergrund. Und da sind wir mit dem gicom-Portfolio sehr gut aufgestellt, wodurch die Argumentation für unsere Lösung nicht sonderlich schwer ist. Doch auch das soll gelernt sein, Techniken wie der „Elevator Pitch“ kommen dafür zum Einsatz.

Natürlich brauche ich dabei viel Unterstützung: Zum einen durch das Marketing, dass mich bei gezielten Kundenansprachen unterstützt oder mir Tipps über Interessenten gibt, zum anderen aber auch durch unsere vielen Berater, die vor Ort beim Kunden eingesetzt werden. Denn eine direkte Rückmeldung aus dem Kundenumfeld ist Gold wert. Hier werden Anforderungen diskutiert, die wir lösen wollen und natürlich auch Lob ausgesprochen, welches wir gezielt als Success Stories im Marketing  nutzen. Nicht zuletzt seien noch die Produktexperten erwähnt, die mir helfen, die Lösungen passend beim Kunden zu präsentieren, damit dieser sieht, dass seine Anforderungen durch unsere Lösungen mit klarem Nutzen problemlos abgedeckt werden.

Viele Telefonate und persönliche Gespräche werden mit Kunden und Interessenten durchgeführt, E-Mails geschrieben und Präsentationen gehalten. Oft beim Kunden vor Ort,  ggf. aufgrund von größeren Distanzen auch per Video- und Telefonkonferenzsystemen. Und alle ausgetauschten Informationen müssen festgehalten und analysiert werden – dazu benutze ich das CRM-System (Customer Relationship Management). Ohne diese Unterstützung würde mein Informationsspeicher wohl irgendwann überlaufen.

Aus diesen Gründen ist der Vertrieb von heute für mich kein einfaches Verkaufen, vielmehr nimmt der Vertriebler eine aktive Beratungsrolle beim Kunden ein, wenn es – wie bei uns – um komplexe Softwarelösungen geht. Nicht umsonst ist meine Berufsbezeichnung auf den Key Account Manager festgelegt worden.  Ohne die Unterstützung der Kollegen ist jedoch auch jeder Key Account Manager aufgeschmissen – Erfolge sind nur noch schwer zu realisieren. Teamplayer statt Einzelkämpfer – so ist der Vertrieb von heute. Aber auch hier kann die gicom auf ein tolles Team vertrauen. Das Wachstum ist vorherzusehen, die Zukunft kann kommen!

Autor: Sebastian Schmitz

Meine Erfahrungen mit der Projektverwaltung 2.0

Wer bin ich? Was mache ich?

Hallo zusammen, ich bin Maximilian Komp und absolviere die Ausbildung zum  Informatikkaufmann bei der gicom GmbH. Ich werde euch einen kleinen Einblick in meine Aufgaben und Eindrücke geben, so wie ich es erlebt habe. Meine bisher verbrachten Tage sind allesamt spannend und interessant. Zu Beginn der Ausbildung bekamen wir neuen Azubis den Auftrag, die Projektverwaltung neu zu gestalten und aufzubauen, um die Vorgänge zu automatisieren und somit den Zeitaufwand der Mitarbeiter und der Verwaltung zu verringern. Wie wir das technisch gelöst haben, hat Felix Bürling (Azubi im 2ten Lehrjahr) in seinem Blog Beitrag „Von der Anforderung bis zum fertigen Produkt – Zeiterfassungsrevolution“  detailgetreu erläutert. Jetzt beschreibe ich mal meine Erfahrungen als Rookie.

Was ist die Projektverwaltung:

Die Projektverwaltung regelt unsere ganzen Abläufe in den Themen Arbeitszeiten erfassen, Spesen erfassen, Spesen prüfen, erfasste Zeiten Projekten zuordnen und, und, und. Sie ist unser Hauptwerkzeug für die Verwaltung, die damit die Rechnungen für unsere Kunden erstellt. Deswegen ist ein reibungsloser Ablauf essentiell für uns!

Übersicht

Meine Aufgaben

Die Aufgaben die ich bisher durchgeführt habe reichen von Hilfestellung in der Nutzung des Programms bis zur Fehlersuche in einem 1000-zeiligen Code. In den vier Monaten, in denen ich das Projekt begleitet habe, sind mir einige hartnäckige Fehler untergekommen und oftmals musste ich mehrere Tage an der Korrektur eines Fehlers arbeiten. Umso größer ist jedoch das Erfolgsgefühl, wenn sich der Fehler endlich beheben lässt und das Programm wieder weiter läuft. Als einer der Hauptverantwortlichen wachse ich mit meinen Aufgaben. Bei gicom erhielt ich frühzeitig Verantwortung und lernte gleichzeitig damit umzugehen. Es macht mir Spaß gemeinsam mit anderen Azubis ein Projekt durchzuführen.

Die Herausforderung

Eine große Herausforderung liegt  in der Koordination der einzelnen Team-Mitgliedern. Dabei war uns das von gicom eingesetzte Ticket System „Mantis“ eine große Hilfe. Es ist ein Open Source Programm und weist jedem Problem oder Verbesserung eine eindeutige ID zu. Dadurch war es uns möglich, den genauen Status und die Zuordnung der Aufgaben zu meinen Kollegen zu verfolgen. Wichtig dabei ist es, Probleme zu analysieren und richtig zu priorisieren, damit die schwerwiegenden Probleme zuerst gelöst werden und danach die Wunschliste der Benutzer.

Persönliche/Berufliche Erfahrungen die ich gemacht habe:

Für mich selbst konnte ich mitnehmen, dass man mit Teamwork große Dinge erreichen kann.

Interessant ist es, dass ich in der Zeit in der ich das Projekt begleitet habe zwei neue Programmiersprachen, SQL und VBA (Visual Basic for Application), kennen gelernt habe – nur durch „LEARNING BY DOING“. Zu meinen persönlichen Erfahrungen kann ich noch sagen, dass ich gelernt habe, was Verantwortung wirklich bedeutet und wie ich damit umgehe.

Autor: Maximilian Komp

Von der Hochschule ins Unternehmen und zum Kunden – Gelerntes erkennen und anwenden“

Dies ist wohl die Situation, die jeder im dualen Studium kennenlernt…

Über Monate hinweg hat man nun brav in den Vorlesungen gesessen, von Professoren verschiedener Fachbereiche seine Wissensgrundlagen erhalten und dies in den Semesterklausuren noch einmal niedergeschrieben… und nun soll man all dies praktisch anwenden…?

Naja so einfach ist das nicht immer…

Die Arbeit der gicom beinhaltet viele Tätigkeitsbereiche und ist für einen Azubi alles andere als einseitig.

Ich hatte während meiner letzten Praxisphase das große Vergnügen eines unserer Projektteams im Rahmen des Kundenprojektes zu unterstützen. Über die drei Monate hinweg durfte ich 2-3 Tage in der Woche mit vor Ort sein und zum einen organisatorische Aufgaben übernehmen wie auch meine ersten fachlichen Schritte mit unseren Produkten machen.

Die anfänglichen Gefühle von Aufregung, Nervosität und Vorfreude werden von der Frage begleitet: „Was werde ich aus meiner Theoriezeit wieder erkennen?“. Nun, die Beispiele sind zahlreich. Ob es sich um die Charakteristika der Unternehmensstrukturen (-/aufbau) oder die verschiedenen Methoden zum Erstellen von Präsentationen und Dokumenten handelt. All diese Dinge haben meinen Projektalltag bestimmt und fanden theoretisch wie auch praktisch ihre Anwendung. Stark geprägt wurde auch die selektive Wahrnehmung. Ein Unternehmen wird nun weniger oberflächlich, viel mehr als Gesamtkonstrukt betrachtet. Dadurch, dass ich nun einen Einblick in theoretisch behandelte Aspekte wie Abrechnungen, Lieferantenverträge oder Prozessabläufe bekam, war es mir möglich mir mein eigenes Unternehmensbild zu skizzieren und einzuordnen.

Ebenfalls durfte ich viel Wissen während meiner Projektzeit mitnehmen, welches mir in der aktuellen Theoriephase erneut begegnen wird. So freue ich mich beispielsweise meine bisherigen Erfahrungen im Rahmen der Projektarbeit in der neuen Vorlesungsreihe „Projektmanagement“ zu festigen und zu vertiefen.

Nach dieser Praxisphase und meinem ersten Hochschulsemester bin ich überzeugt davon, dass die Wissensvermittlung seitens Unternehmen und Hochschule ergänzend hervorragend funktioniert und meinen ersten Kunden/-Projekteinsatz stark begünstigt hat. Ich bin zuversichtlich für den weiteren Verlauf des dualen Studiums und freue mich bereits jetzt auf die nächste Praxisphase bei der gicom 🙂

Autor: Marcel Rütten

Willkommen bei gicom!

gicom mitten im schönen Bergischen Land (gesehen auf: FlinkeKolben.de).

Im Zeitalter des Computers bei einem IT-Unternehmen tätig zu sein und sich mit modernsten Technologien auseinander zu setzen, ist ein schönes Gefühl. Noch schöner ist es, wenn man dabei kreativ sein darf, seine Ideen austauschen und vielleicht andere begeistern kann. Einen solchen Ort gibt es wirklich! Ich habe diesen zum Glück in der Nähe meines Wohnortes gefunden. Und weil es mir Spaß macht, fahre ich jeden Tag ca. 40 KM dahin und erlebe spannende Stunden bei meiner Arbeit. Das ist in Overath bei Köln. Und das ist bei gicom, einem innovativen Softwarehaus.

Bei gicom heißt es „Erfolg ist strukturierbar“ und wer dies als Leitkonzept nimmt, der findet ebenfalls wie ich hier sein berufliches Zuhause. Denn nur so kann das Wissen optimal zum Austausch und zur Anwendung kommen. Austausch zwischen Auzubildenden und erfahrenen Mitarbeitern, zwischen Seniormitarbeitern und Berunfseinsteigern. Das bringt Qualität und das ist gicom-Philosophie. Dies alles braucht ein starkes und motiviertes Team, das neue Mitarbeiter integrieren und ihre Anfängerfragen beantworten kann.

Das gicom Headoffice in Overath!

Von einem solchen Team wurde ich empfangen und begrüßt. Schon bevor ich angefangen habe, wurde für einen schnellen Einstieg gesorgt. Bereits am ersten Tag hatte ich meinen eigenen Arbeitsplatz mit allen für meine Arbeit erforderlichen Bedürfnissen. Und das nenne ich persönlich einen herzlichen Empfang. Empfang in den Räumlichkeiten des Unternehmens, wo sich meiner Meinung nach jeder wohl fühlen kann, ob Softwareentwickler, Fachberater, Auszubildender, Supportmitarbeiter, Produktmanager, Analytiker… alle brauchen bei ihrer Tätigkeit Konzentration und Ruhe. Das ermöglicht gicom auf drei Etagen.

Ich rauche seit ein paar Jahren nicht mehr, aber stehe trotzdem zu meiner Zeit als Raucher. Deswegen finde ich es toll, dass gicom auch daran gedacht hat. Die Raucher haben nämlich ihre eigene Raucher-Ecke. Das ist aber nicht nur eine Ecke zum rauchen, sondern auch zum plaudern. Wer weiß… an solchen Ecken können Ideen geboren werden! Genauso wie in der Küche. Diese sind zwar etwas klein, aber dafür auf jeder Etage, ausgestattet mit Mikrowelle, Kochplatte, Ofen, Spülmaschine usw. Natürlich ist Kaffee sowie Wasser auch kostenfrei.

Für mich gibt es keinen besseren Empfang, als dass man schon bei Ankunft weiß, welchen Platz man einnehmen kann. Zudem ist es auch wichtig, dass ein passender Ansprechpartner da ist. Ich persönlich bin seit ca. sechs Monaten bei gicom und kann meine Fragen gezielt an verantwortliche Personen richten. Ob allgemeine, fachbezogene, organisatorische Fragen oder Fragen zur Infrastruktur. Ich wurde in Deutsch begrüßt, aber die spanischen Kollegen in Englisch und Spanisch. Ich habe gehört, meine spanischen Kollegen haben angefangen Deutsch zu lernen. Der Sprachtrainer kommt sogar zu gicom und die Trainings finden im Haus statt. Das nenne ich Luxus für meine Kollegen und gleichzeitig großartig von gicom.

Das waren meine ersten Eindrücke…

Autor: Abou-Zeid Gerdi

Warum kommt nach 5.5 eigentlich 6.0?

Am 16. November war es wieder einmal soweit und nach ungefähr vier Monaten harter Arbeit haben wir die Version 6.0 der GKM Suite für unsere Kunden freigeben können. Warum das neue Release nicht die Versionsnummer 5.6 im Namen führt? Weil die aktuelle Version der GKM Suite viel im Gepäck hat. Zu viel für ein „Minor Release“. Und das hat man auch in den letzten Tagen vor der Auslieferung gespürt.

12. November

Noch vier Tage bis zur Release-Auslieferung. Jeder spürt die Anspannung, die in der Luft liegt. Obwohl das Release zwei Wochen verschoben wurde, haben viele aus dem GKM Suite Team die letzten Wochenenden nutzen müssen, um den Umfang des Release fristgerecht bis zum Beginn der Integrationstestphase bewältigen zu können. Dazu gehörten neben Weiterentwicklungen im Rahmen unserer Produktstrategie auch vielfach Kundenanforderungen, die umgesetzt wurden. Seit dem 29. Oktober sind wir nun bereits dabei sicherzustellen, dass sowohl neue Funktionalitäten als auch funktionale Weiterentwicklungen prozessübergreifend keine unerwünschten Effekte hervorbringen. Auch am vergangenen Wochenende wurde wieder gearbeitet und das unbestimmte aber doch eher unsichere Gefühl, wo wir stehen weicht nach und nach dem Eindruck, dass wir es schaffen werden Termin und Qualitätsanspruch zu halten.

13. November

Noch drei Tage. Streng genommen reichlich Zeit. Da der Aufwand alle Entwicklungen zusammenzuführen und sie unseren Kunden in Form eines Transportauftrags zur Verfügung zu stellen nicht unerheblich ist, müssen am Donnerstagnachmittag alle Entwicklungen abgeschlossen sein. Der Druck unter dem alle stehen ist spürbar. Die Menge der offenen Tickets, die aus den umfangreichen Tests der I-Testphase stammen und über die im täglichen Status-Meeting gesprochen wird, nimmt langsam ab.

14. November

Immer intensiver beschäftigt sich jeder mit den letzten verbliebenen offenen Tickets. Es ist ein Kraftakt. Doch die Erfahrung zeigt, dass es gerade die letzten 10 Prozent sind, die am meisten Kraft kosten! Parallel dazu haben bereits die Vorbereitungen für die Auslieferung begonnen. Ein kurzer Blick auf die Entwicklungsaufträge, die wir am Donnerstag zusammenpacken wollen, zeigt wie ganzheitlich der Umfang des Release ist (Umsatzschnittstelle – Umsatzsteuer ID – Konditionsleiste – Bezugsbasis – Bewertung – Performance – Manuelle Abrechnung – Vertragsnummer – Verhandlungsmanagement – Konditionspflege – Fixbeträge – Verteilung – Bezugsbasis – Massendaten – Tabellenarchivierung) und wir fühlen uns in der Wahl der Versionsnummer bestätigt.

15. November

Donnerstag, 8:00 Uhr. Noch acht Stunden! Neben den letzten Themen die noch abgeschlossen werden müssen steht auch – zum wiederholten Mal – ein Abschied an. Denn um unsere Kunden schon vorab mit den neuen Funktionen vertraut zu machen und auch speziell aus den verschiedenen Kundenperspektiven vor Release Auslieferung ein Feedback zu erhalten, haben wir auch für dieses Release wieder direkt Kunden zu uns eingeladen und in die abschließenden Tests eingebunden, die uns mit dem Ende des Integrationstest wieder verlassen. Um 16:00 Uhr heißt es dann „Rien ne va plus“ und während der Rest des Teams nach und nach in den verdienten Feierabend geht, steht für meinen Kollegen Florian Ebert und mich noch das Packen der Kundentransporte auf dem Plan. Und das zieht sich! Gegen Mitternacht haben wir es dann endlich geschafft und alle Transporte sind fehlerfrei in unser Qualitätssicherungssystem eingelaufen.

16. November

Auslieferung! Nach unserer Nachtschicht sind wir gut aufgestellt, um unseren Kunden die Transporte zukommen zu lassen. Also nichts wie ran. Ein kurzer Blick auf unsere Auslieferungsmatrix (Wer bekommt was) und los geht’s. Doch leider müssen wir feststellen, dass das Release mit ca. 11 MB zu groß ist um es via Mail an unsere Kunden zu verteilen. Damit hatten wir nicht gerechnet! Die erste Idee unseren Postausgangsdienst entsprechend anzupassen wäre zwar die schnellste Lösung gewesen, allerdings würden wir das Problem dann wahrscheinlich nur in die Hände unserer Kunden legen, weil die Mail zu groß für deren Posteingang wäre. Kurzfristig gibt es jetzt nur noch eine Möglichkeit, wir müssen das Release via FTP bereitstellen. Nach einer kurzen und unbürokratischen Abstimmung mit unseren Kunden sollte das dann auch die Lösung sein. Trotz guter Vorbereitung ist es schon wieder Nachmittag. Während der erste Kunde das neue Release noch am Freitag erfolgreich eingespielt hat, gehen wir mit der Anspannung ins Wochenende, ob das bei den anderen Kunden auch so reibungslos läuft.

Autor: Sebastian Nowak

Das TMS (Team Management System) als Methode der Teamentwicklung. Wir sind qualifiziert!

Bist du blau? Oder grün? Rot? Ich hätte aber gedacht, dass du gelb bist! Merkwürdige Gespräche finden auf den Fluren der gicom-Zentrale in Overath statt.

Springen wir einige Tage in die Vergangenheit: Es ist Donnerstag und eine Gruppe gicom Kollegen versammelt sich in entspannter Atmosphäre an einem ruhigen Ort im Bergischen Land. Inhalt des Seminars: Das Team Management System (TMS). Im Vorfeld war von jedem Teilnehmer ein kleiner Fragebogen auszufüllen. Das „Geheimnis“ des Fragebogens wurde rasch gelüftet. Jeder Teilnehmer erhielt im Laufe des Seminars die Auswertung des von ihm ausgefüllten Bogens – sein persönliches Team Management Profil.

Das Team Management Rad – Quelle: www.tms-zentrum.de

TMS verfolgt das Ziel, die Effizienz und Effektivität von Teams zu verbessern und vermittelt dabei auch Ansätze, die eigene Arbeitsleistung zu verbessern. Grundlage dafür ist eine Kombination aus individuellen Arbeitspräferenzen und empirisch ermittelten Erfolgsfaktoren exzellenter Teams. Die eigenen Präferenzen werden hierzu im Fragebogen ermittelt. Treffe ich Entscheidungen eher analytisch oder aus dem Bauch? Lege ich Wert auf strukturierte Vorgehensweise oder gehe ich flexibel an Themen heran? Beschaffe und nutze ich Informationen auf kreativem Weg oder praktisch? Bin ich eher eine offene, extrovertierte Persönlichkeit oder halte ich mich lieber zurück? Indem die individuellen Arbeitspräferenzen mit den Arbeitsfunktionen erfolgreicher Teams verknüpft werden (z.B. promoten, organisieren, stabilisieren), wird für jeden Teilnehmer die präferierte Rolle in einem Team abgeleitet. Insgesamt werden 8 Rollen unterschieden und zur Darstellung mit unterschiedlichen Farben versehen: Zum Beispiel der „rote“ zielstrebige Organisator, der „blaue“ kontrollierende Überwacher oder der „orange“ auswählende Entwickler.

In vielen Übungen wird im Seminar sowohl das Gespür für die selbst präferierte Rolle als auch für die Präferenzen der Kollegen geschärft. Ein kreativer Innovator löst Probleme schließlich anders als ein kontrollierender Überwacher. Dies hat wichtige Implikationen für den Umgang miteinander. Die Arbeitspräferenz bestimmt zum Beispiel auch, wie mit uns effizient kommuniziert werden kann. Welcher zielstrebige Organisator sagte nicht garantiert schon einmal zu einem Teammitglied, welches im ausschweifende Erklärungen lieferte: „Vorwärts! Jetzt komm‘ doch endlich zum Punkt!“

Was leiten wir – außer einer Schärfung des Selbstbildes und der besseren Einschätzung von Kollegen und Geschäftspartnern – aus TMS ab? Es ist der Ansatz, dass in Teams die 8 Rollen, die ein Team erfolgreich machen, durch die Teammitglieder optimal abgedeckt werden. Dies bedeutet nicht zwangsläufig, dass ein optimales Team aus 8 Personen besteht. Vielmehr sollten die 8 Rollen durch die Haupt- und Nebenpräferenzen der Mitglieder abgedeckt sein. Um den Ansatz zu leben, finden im Hause gicom regelmäßig TMS-Qualifizierungen statt. Dies hilft uns in der hausinternen Organisation und Kommunikation. Dies hilft uns aber auch ganz besonders für die Zusammenarbeit in den Projektteams bei unseren Kunden. Wer möchte nicht einen effizienten, effektiven und erfolgreichen Projektverlauf?

Autor: Dirk Schubert

Projektabschluss operatives und strategisches Konditionsmanagement bei einer führenden Elektronik-Fachhandelskette Europas

Nachrichten über neue, innovative Projekte hört man in den Medien häufig und sind von Unternehmen gern gesehen. Denn sie zeigen, dass eine Organisation nicht stillsteht und sich mit Neuem bzw. Optimierungen von Bestehendem beschäftigt, um sich weiterzuentwickeln und für die Zukunft zu rüsten. Das publiziert man gerne auch medienwirksam, um die positive Innovationskultur eines Unternehmens hervorzuheben. Allerdings hört man häufiger von neuen Projekten, als vom weiteren Fortschritt oder erfolgreichen Abschlüssen dieser. Laut Definition löst man Aufgabenstellungen im Rahmen von Projekten bei denen „das zu lösende Problem relativ komplex erscheint und der Lösungsweg zunächst unbekannt ist.“. Jedoch führt die Komplexität bzw. die unsichere Planbarkeit des Projektergebnisses häufig dazu, dass Projekte gänzlich scheitern oder die anfangs geplanten Aufwände oder Ziele nicht erreichen. Diese Fehlentwicklungen werden zumeist vor der Öffentlichkeit unter Verschluss gehalten und daher kommt es, dass der Informationsfluss über den Projektstatus im Sande verläuft. Nicht jedoch so bei der gicom…

Das im Juli 2008 begonnene Projekt zur Einführung des operativen (OKM) und strategischen (SKM) Konditionsmanagements bei einer führenden Elektronik-Fachhandelskette Europas, hat mit einer offiziellen Abschlussveranstaltung im Juli diesen Jahres sein erfolgreiches Ende gefunden. Begonnen hat die Einführung  2008 mit den zwei Pilotländern Niederlande und Belgien, in denen der Handelskonzern u.a. seine Märkte betreibt. Zunächst hat sich das Projekt auf das operative Konditionsmanagement fokussiert und die Kernanforderungen der Piloten diesbezüglich aufgenommen. In dieser Zeit war der Projektstandort fast ausschließlich in Rotterdam, wo die niederländische Tochtergesellschaft ihren Verwaltungssitz hat. Mit erfolgreichem Go-Live der Niederlande bereits im November 2008 gab es früh einen ersten Teilerfolg zu vermelden. In den nachfolgenden Releases wurden weitere Anforderungen, die nicht im OKM Standard enthalten waren, implementiert. Mitte/Ende 2009 war es dann soweit, auch die anderen Länder auszurollen. Es wurden Länderpakete geschnürt, die nacheinander ausgerollt wurden, denn die Fachhandelskette ist in 14 Ländern aktiv, die man nicht alle gleichzeitig bedienen konnte. In den folgenden Monaten und Jahren waren wir damit beschäftigt, insbesondere die landesspezifischen sowie rechtlichen Anforderungen kennenzulernen und damit in OKM umzugehen. Es gab ‚einfachere‘ Länder wie Österreich oder Belgien, aber auch ‚komplexere‘ wie Spanien oder Russland, die uns vor allen Dingen mit ihren steuerrechtlichen Richtlinien zu schaffen machten. Im Rahmen des Rollouts waren wir vor allem am Sitz der Holding lokalisiert, zu den Workshops oder Schulungen mit den Ländern sind wir mit zwei bis drei Projektmitgliedern in das jeweilige Land gereist. Besonders die zahlreichen Auslandsaufenthalte waren eine spannende Erfahrung und der Kontakt mit verschiedenen Kulturen verlieh dem projektüblichen Alltag eine aufregende und interessante Komponente. Im Anschluss an die Produktivsetzung eines Landes mit OKM, folgte nicht lange danach ebenfalls die Implementierung von SKM. Im ungefähr jährlichen Turnus gab es auch Teamentwicklungs-Events für das Projektteam, welches sich aus Mitarbeitern von gicom sowie unseres Kunden zusammenstellte. Dieses diente zur Stärkung der Zusammenarbeit und des Teamspirits. So waren wir unter anderem auf einer Rafting Tour in Österreich oder ein anderes Mal in einem Klettergarten.

Zum offiziellen Abschlusstermin im Juli 2012 sind viele ehemalige und aktive Projektmitglieder zusammengekommen und hörten gespannt unserem Geschäftsführer, Herr Hans-Jakob Reuter, sowie dem Vice President Controlling unseres Kunden beim Projektresumé zu. Dabei wurden die Erfolge und der Mehrwert des Projektes für die Unternehmensgruppe herausgestellt. Zudem wurden ebenfalls einige Anekdoten zum Besten gegeben, die sich im Laufe der Jahre zugetragen haben. Abschließend gab es noch eine standesgemäße Projektabschlussfeier mit leckerem Essen und genüsslichen Getränken.

Der Projektabschluss zu den Modulen OKM und SKM aus der gkm Suite heißt allerdings nicht, dass die Zusammenarbeit mit unserem beendet ist. Es sind bereits Folgeprojekte angelaufen, die sich einerseits mit weitergehenden Optimierungen im OKM bzw. SKM-Umfeld beschäftigen, andererseits neue Themen tangieren. So soll für das dezentrale Konditionsmanagement, darunter versteht man bei unserem Kunen die Abwicklung von Konditionen in den Märkten, ebenfalls OKM als Tool genutzt werden. Dazu wird im Rahmen eines Projektes OKM@Web eingeführt, welches die Funktionalitäten des operativen Konditionsmanagements nicht über die konventionelle SAP GUI, sondern über einen gewöhnlichen Internet Browser erreichen lässt. Ferner wird im Rahmen eines anderen Projektes eruiert, ob das Verhandlungsmanagement aus der gkm Suite mit der iPad Komponente, aus Kundensicht eine sinnvolle Ergänzung zur Unterstützung des Verhandlungsprozesses beim Lieferanten ist [nähere Infos unter Contract2Go].

Mit den letzten Worten ertappe ich mich dabei, so wie anfangs berichtet, wie viele andere über neue Projekte zu berichten. Jedoch bin ich mir sicher, dass auch zu diesen Projekten Meldungen über den weiteren Fortschritt bzw. dem Projektabschluss nicht auf der Strecke bleiben.

Autor: Patrick Zajonz

Wie ich mit meinem Chef in die Luft ging

An manchen Tagen passt einfach alles und dann kommt noch eine schöne Überraschung obendrauf…

Neulich war ich bei einem unserer Kunden in Kiel, um dort eine Basis-Schulung „Konditionspflege in OKM“ zu halten. Die An- und Abreise gestaltet sich immer etwas zeitaufwendig, da man erst von Köln nach Hamburg fliegen und anschließend mit dem Shuttlebus nach Kiel fahren muss. Daher war ich bereits am Vortag angereist, damit es gleich morgens mit der Schulung losgehen konnte.

Cockpit – Das Flugzeug von innen

Die Veranstaltung lief dann richtig gut. Die Teilnehmer waren voll dabei, stellten interessierte Fragen und die allgemeine Stimmung war gut. Kurz: eine Schulung, wie man sie sich nur wünschen kann. Wir waren gerade fertig geworden und ich überlegte, wie ich die Zeit – immerhin noch gute zwei Stunden – bis zur Abholung durch den Shuttlebus sinnvoll nutzen könnte, da schaute mein Chef, Herr Reuter, zur Tür herein. Dieser hatte ebenfalls Termine im Hause gehabt und wollte kurz „Hallo“ sagen. Nach kurzem Gespräch kamen wir dann auf die Rückreise zu sprechen. Was soll ich sagen, es stellte sich heraus, dass Herr Reuter eine der seltenen Gelegenheiten genutzt hatte, wo man das Nützliche mit dem Schönen verbinden kann – er war selbst mit einer kleinen Propellermaschine direkt nach Kiel geflogen und bot mir nun an, mit ihm nach Hause zu fliegen.

Die „kleine“ Propellermaschine!

Eine schöne Aussicht, nicht wahr?

Wow! Ich habe erstmal voll auf der Leitung gestanden. „Wie, mit ihm mitfliegen? Ich hab doch schon einen Flug?“ Aber dann hatte ich den Clou verstanden und für mich war klar, das mache ich. Von da an habe ich mich gefühlt als hätte ich Geburtstag. Zugegeben, beim Einsteigen habe ich einen kurzen Moment Angst gehabt. Da sagte Herr Reuter sinngemäß: „Falls Ihnen schlecht werden sollte, die Tüten finden Sie dort“. „Oh mein Gott, das wäre ja nun der ultimative Albtraum. Ich und so eine Tüte, wäre das peinlich! Wenn mir nun tatsächlich schlecht wird. Vergiss das mit den Tüten ganz schnell wieder, dir wird nicht schlecht.“ Und dann ging es auch schon los… Nein, mir ist kein bisschen schlecht geworden. Dafür war es einfach viel zu toll, in so einem kleinen Flieger zu sitzen, den Funkverkehr mit zu hören und zu sehen, was der Pilot so tut.

Ich kann die vielen phantastischen Eindrücke gar nicht in Worte fassen! Ein schöner Nebeneffekt ergab sich daraus, dass der anvisierte Flughafen Hangelar praktisch vor meiner Haustür liegt, so dass ich pünktlich zum Abendbrot zu Hausewar und nicht, wie ursprünglich geplant, erst kurz vor Zwölf.

Das war ein tolles Erlebnis, das ich sicherlich in Erinnerung behalten werde. So was passiert einem nur in der Gicom-Family – wenn man einen perfekten Tag hat und dann noch Zufall und Glück dazu kommen.

Autorin: Jutta M. Prenting

Mantis zur Unterstützung des Entwicklungsprozesses

Seit nun mehr als drei Jahren ist unser Bugtracking-Tool im Einsatz. Was einst aus einer Not heraus entstand, ist heute eines der wichtigsten Werkzeuge in unserem Arbeitsalltag. Damals noch in meiner Ausbildung kam einer unserer Entwickler auf mich zu und bat mich einen kleinen Webserver aufzusetzen. Ohne große Vorkenntnisse brachten wir einen LAMP-Server ans laufen. LAMP steht hierbei für einen Apache Webserver auf dem eine beliebige Linux Distribution sowie MySQL und PHP installiert sind.

MantisBT Logo

Einmal eingerichtet sollte nun auf diesem Server das Bugtracking-Tool MantisBT laufen. Das Open Source Programm wird über eine HTML Oberfläche bedient und kann ganz einfach über den Internet Explorer oder Mozilla Firefox aufgerufen werden. Doch was ist eigentlich so ein Bugtracker? Im täglichen Entwicklungsprozess kommt es nicht selten vor, dass Unschönheiten, Programmfehler (sogenannte Bugs) oder neue Anforderungen an das System gestellt werden (Feature Requests). Um Herr über diese große Anzahl von Punkten zu werden, entschieden wir uns MantisBT einzusetzen.

Das Besondere an Mantis ist, dass mehrere Benutzer gleichzeitig darauf zugreifen können. Dies half uns dabei von den damaligen Excel Files zur Fehlerverfolgung Abstand zu nehmen. Der Benutzer loggt sich einfach mit seinem Usernamen und Passwort ein und schon kann er sehen, welche Aufgaben anstehen. Hat „Herr Müller“ also einen Fehler im System gefunden, kann er diesen direkt im Bugtracker aufnehmen und einem Entwickler zuweisen. Der Entwickler erhält dann eine E-Mail und begibt sich mit einer konkreten Beschreibung direkt auf die Suche nach dem Problem.

Übersicht Mantis

Neben unterschiedlichen Status eines „Problems“ (in Mantis als „Issues“ bezeichnet) kann über eine Berechtigungsvergabe auch eingestellt werden, wer auf welche Projekte zugreifen kann. Somit können wir individuell auf die unterschiedlichen Neuentwicklungen für unsere Kunden eingehen und schnellstmöglich Lösungsansätze finden. Vor allen Dingen verliert man nicht den Überblick, da jedes „Problem“ eine eindeutige ID zugewiesen bekommt. Zusätzlich lässt sich das Programm frei verändern, da es unter der General Public License veröffentlicht wird. Durch diese Lizensierung ist es uns möglich, eigene Anpassungen am System vorzunehmen, die unseren Arbeitsprozess erweitern und verbessern.

Nach über drei Jahren sammeln sich so einige Dinge im System an. Mittlerweile haben wir mit rund 100 Usern mehrere Tausend Issues aufgenommen. Wer selbst einmal entwickelt hat, weiß wie das ist – es gibt schließlich immer etwas zu verbessern. Folglich ist MantisBT aus heutiger Sicht ein zentraler Bestandteil unserer Arbeit geworden und wird stetig weiterentwickelt. Die große Community, hinter dem Projekt MantisBT, arbeitet täglich an Verbesserungen, um das Programm noch intuitiver und umfangreicher zu gestalten. Aus diesem Grund sind wir froh uns damals für dieses Programm entschieden zu haben.

Autor: Stephan Herrmann

Internationale Projektteams – Herausforderung und Bereicherung

Arbeiten in der Zentrale eines Weltkonzerns, Projekte in Amerika und Asien, internationale Teams, weltweit zusammengestellt aus Consultants, technischen Spezialisten und Mitarbeitern des Kunden. Als Berater bei der gicom konnte ich in den letzten fünf Jahren die Besonderheiten solcher Projekte aus der Nähe erleben. Global verteilte Projektteams haben zunächst einmal ganz offensichtliche Probleme zu überwinden: Verschiedene Zeitzonen und Sprachen, hohe Reisekosten und mancherorts eine schlechte Internetanbindung. Daneben trifft man aber auch auf überraschende Schwierigkeiten.

So genügt ein Kick-Off als Teambuilding-Maßnahme nicht, um aus unterschiedlichsten Mentalitäten und räumlich getrennten Spezialisten eine funktionierende Gruppe zu bilden. E-Mails und Telefonkonferenzen ersetzen nicht persönliches Kennenlernen und gegenseitige Vor-Ort Besuche. In Asien beispielsweise funktioniert buchstäblich nichts ohne zwischenmenschlichen Kontakt. Und nur im direkten Erleben lernt man, dass ein indisches „Ok“ lediglich bedeutet „Ich habe gehört was gesagt wurde“, vor der Durchführung der besprochenen Aktion aber zusätzlich eine klare Anweisung erwartet wird.

Die Chancen und Herausforderungen der Globalisierung - Wir haben es in der Hand!

Allerdings ergeben sich auch Vorteile durch das Zusammenwirken unterschiedlicher Denkweisen, Erfahrungswelten und Herkunftsländer. Ein Teammitglied aus der jeweiligen Region ist einfach näher am Kunden, spricht eher dessen ‚Sprache‘ und kennt lokale Gegebenheiten und Regularien. Kollegen aus der Zentrale kennen dagegen die wesentlichen Entscheider.

Jeder bringt seine Stärken ein, gemeinsam finden sich bessere Lösungen als bei einseitiger Betrachtung. Gründliche Planung ergänzt sich mit Improvisationstalent, Gradlinigkeit mit Flexibilität, Sachlichkeit mit Einfühlungsvermögen. Verschiedene Strategien kommen bei Problemen zum Einsatz: Ein deutscher Kollege tendiert eher dazu, Prozesse gemäß den Vorgaben technisch abzubilden, notfalls auch mit hohem Aufwand. Indische Kollegen streben dagegen oft einen organisatorischen bzw. kommunikativen Weg an. Der amerikanischen Mentalität entspricht es, gerne Vorgaben in Frage zu stellen und eigene Prozessvarianten vorzuschlagen.

Zusammenfassend kann ich sagen, dass internationale Teams einige Risiken in sich bergen, aber eben auch viele Chancen. Dabei lässt uns eine immer enger vernetzte und verstärkt globalisierte Welt oft gar keine andere Wahl, als weltweit Kräfte zu bündeln, Kompetenzen zusammenzubringen und so Wettbewerbsvorteile zu realisieren. Schließlich bietet ein solches Umfeld auch jedem Einzelnen die Möglichkeit, sich persönlich weiter zu entwickeln, Hemmschwellen zu überwinden und völlig neue Erfahrungen zu sammeln. Insgesamt war es für mich eine extrem spannende und bereichernde Zeit.

Autor: Ralf Berges