Meine Erfahrungen mit der Projektverwaltung 2.0

Wer bin ich? Was mache ich?

Hallo zusammen, ich bin Maximilian Komp und absolviere die Ausbildung zum  Informatikkaufmann bei der gicom GmbH. Ich werde euch einen kleinen Einblick in meine Aufgaben und Eindrücke geben, so wie ich es erlebt habe. Meine bisher verbrachten Tage sind allesamt spannend und interessant. Zu Beginn der Ausbildung bekamen wir neuen Azubis den Auftrag, die Projektverwaltung neu zu gestalten und aufzubauen, um die Vorgänge zu automatisieren und somit den Zeitaufwand der Mitarbeiter und der Verwaltung zu verringern. Wie wir das technisch gelöst haben, hat Felix Bürling (Azubi im 2ten Lehrjahr) in seinem Blog Beitrag „Von der Anforderung bis zum fertigen Produkt – Zeiterfassungsrevolution“  detailgetreu erläutert. Jetzt beschreibe ich mal meine Erfahrungen als Rookie.

Was ist die Projektverwaltung:

Die Projektverwaltung regelt unsere ganzen Abläufe in den Themen Arbeitszeiten erfassen, Spesen erfassen, Spesen prüfen, erfasste Zeiten Projekten zuordnen und, und, und. Sie ist unser Hauptwerkzeug für die Verwaltung, die damit die Rechnungen für unsere Kunden erstellt. Deswegen ist ein reibungsloser Ablauf essentiell für uns!

Übersicht

Meine Aufgaben

Die Aufgaben die ich bisher durchgeführt habe reichen von Hilfestellung in der Nutzung des Programms bis zur Fehlersuche in einem 1000-zeiligen Code. In den vier Monaten, in denen ich das Projekt begleitet habe, sind mir einige hartnäckige Fehler untergekommen und oftmals musste ich mehrere Tage an der Korrektur eines Fehlers arbeiten. Umso größer ist jedoch das Erfolgsgefühl, wenn sich der Fehler endlich beheben lässt und das Programm wieder weiter läuft. Als einer der Hauptverantwortlichen wachse ich mit meinen Aufgaben. Bei gicom erhielt ich frühzeitig Verantwortung und lernte gleichzeitig damit umzugehen. Es macht mir Spaß gemeinsam mit anderen Azubis ein Projekt durchzuführen.

Die Herausforderung

Eine große Herausforderung liegt  in der Koordination der einzelnen Team-Mitgliedern. Dabei war uns das von gicom eingesetzte Ticket System „Mantis“ eine große Hilfe. Es ist ein Open Source Programm und weist jedem Problem oder Verbesserung eine eindeutige ID zu. Dadurch war es uns möglich, den genauen Status und die Zuordnung der Aufgaben zu meinen Kollegen zu verfolgen. Wichtig dabei ist es, Probleme zu analysieren und richtig zu priorisieren, damit die schwerwiegenden Probleme zuerst gelöst werden und danach die Wunschliste der Benutzer.

Persönliche/Berufliche Erfahrungen die ich gemacht habe:

Für mich selbst konnte ich mitnehmen, dass man mit Teamwork große Dinge erreichen kann.

Interessant ist es, dass ich in der Zeit in der ich das Projekt begleitet habe zwei neue Programmiersprachen, SQL und VBA (Visual Basic for Application), kennen gelernt habe – nur durch „LEARNING BY DOING“. Zu meinen persönlichen Erfahrungen kann ich noch sagen, dass ich gelernt habe, was Verantwortung wirklich bedeutet und wie ich damit umgehe.

Autor: Maximilian Komp

Von der Anforderung bis zum fertigen Produkt – Zeiterfassungsrevolution

Dieser Blogbeitrag handelt von der Entstehung einer neuen iOS Applikation, die zur Zeiterfassung auf dem iPad genutzt wird.

Die Geschäftsführung entschied, dass die Arbeitszeit statt am Desktop, zukünftig am mobilen Endgerät erfasst werden soll. Die Vorteile, die demnach ausschlaggebend für die Nutzung eines mobilen Endgerätes sind, sind folgende:

  • einfache Handhabung für den Mitarbeiter, da er viel unterwegs ist und seine Zeiten mobil erfassen kann
  • Zeitreduzierung -> Mitarbeiter bekommt Projekte, Arbeitszeiten und Pausen automatisch in der Applikation vorgeschlagen
  • der Mitarbeiter bekommt zudem einen Hinweis, wenn er mal eine Erfassung vergessen sollte
  • Sofortiger Überblick über die geleisteten Zeiten für die Geschäftsführung.

Insgesamt waren sieben Mitarbeiter an dem Projekt beteiligt. Zwei Mitarbeiter, die den Datenbankserver mit seinen Tabellen und Formularen zu erstellen hatten. Drei Mitarbeiter, die für die iOS Entwicklung verantwortlich waren sowie zwei Mitarbeiter, die das Projekt unterstützend begleitet haben. Somit waren die Aufgaben im Team klar verteilt und jeder konnte mit der Entwicklung starten.

Der Arbeitstag wird folgendermaßen gepflegt.

Das Datenbankteam stellte einen Datenbankserver zur Verfügung, der per Internet erreichbar ist. Bei der Datenbeschaffung orientierte sich das Datenbankteam anhand des alten Verwaltungssystems für die Zeiterfassung. Dadurch mussten nicht alle Tabellen und Strukturen neu entwickelt werden. Das iOS Team hat im ersten Schritt die Oberfläche entwickelt. Dabei hatten sie sich darauf beschränkt nur das Nötigste darzustellen, um die Abwicklung der Zeiterfassung dem Mitarbeiter so einfach und komfortabel wie möglich zu gestalten. Folgende Dialoge haben sich ergeben: Anmeldung, Zeiterfassungsübersicht und Zeiterfassung. Die Anmeldung dient der Authentifizierung gegenüber dem Datenbankserver, zugleich aber auch der Zuordnung der angelegten Arbeitszeiten des Mitarbeiters auf der Datenbank. Mit einer Übersichtstabelle werden dem Mitarbeiter alle erfassten Arbeitszeiten dargestellt, die in dem Zeiterfassungsscreen angelegt worden sind.

Die Monatsübersicht der App.

Die Monatsübersicht der App.

Nach dem die Oberfläche der iOS Applikation und der Datenbankserver fertig gestellt worden ist, ging es an den nächsten Schritt: Eine Verbindung zwischen dem Datenbankserver und der iOS Applikation herzustellen. Als geeignete Schnittstelle wurde das ODATA Protokoll eingesetzt, das auf dem Standard HTML Protokoll basiert.

Der Datenbankserver stellt einen IIS (Internet Information Service) bereit, auf dem Webservices angelegt wurden. Als die Webservices verfügbar waren, konnte das iOS Team durch das ODATA Protokoll eine Verbindung zum Datenbankserver aufbauen. Die Testphase der iOS App begann für ausgewählte Mitarbeiter Anfang Dezember. Sie beläuft sich auf vier Wochen, in der sie intensiv getestet und verbessert wird. Seit Anfang Januar steht die Zeiterfassung – App jeden Mitarbeiter zur Verfügung.

Es hat mir sehr viel Spaß bereitet zusammen im Team Probleme zu identifizieren und zu lösen – was nicht immer einfach war.

Autor: Felix Bürling